المهام الوظيفية لأقسام الجمعية

أولاً / مدير عام الجمعية :

1.     الإشراف المباشر على كل قسم من أقسام الجمعية ووحداتها .

2.     دراسة أهداف وخطط الأقسام ورفها لمجلس الإدارة لاعتمادها ومتابعة تنفيذها .

3.     إحالة المعاملات وخلاصة تقارير الأقسام لمجلس الإدارة

4.     متابعة تنفيذ التوصيات والقرارات الصادرة من مجلس الإدارة عن طريق الأقسام .

5.     دراسة التقارير والانجازات المرفوعة من كل قسم وتقييمها.

6.     إدارة اجتماعات رؤساء الأقسام .

7.     متابعة أعمال ومعاملات الجمعية مع الجهات ذات العلاقة .

8.     التنسيق لاجتماعات مجلس الإدارة وإعداد جدول أعمال الاجتماعات

ثانياُ/ السكرتارية :

1. التنسيق بين الإدارة والأقسام .

2. إعداد المعاملات الصادرة والواردة من والى مدير الجمعية .

3. القيام بالأعمال التي يكلفه بها مدير الجمعية .

ثالثاً / الشئون الإدارية :

1. متابعة شئون العاملين في الجمعية –جميعاً – من الناحية الإدارية ( التوظيف ، الإجازات ، الدوام ، الملفات ...) .

2. إنشاء قاعدة بيانات وتكميلها ومتابعة إدخال البيانات فيها باستمرار.

3. القيام بالاتصالات الداخلية والخارجية .

4. الإشراف على خدمات الجمعية ( نقل – مستودع – مشتريات – خدمة الموظفين ) .

رابعاً / الشئون المالية

1. تنفيذ القرارات الإدارية لمجلس إدارة الجمعية  فيما يختص بالمعاملات المالية .

2. استلام الإيرادات النقدية  والعينية  بموجب إيصالات موقعة منه ، مختومة بخاتم الجمعية   وإيداع الأولى بالبنك الذي  يحدده المجلس فور استلامها .          

3. إ اعتماد التصرف في أموال الجمعية  بموجب مستندات موقعة منه ، ومن رئيس الجمعية

              مختومة بخاتم الجمعية .

4. تقديم حساب شهري بالإيرادات والمصروفات لمجلس إدارة الجمعية .

5. مباشرة القيد بالسجلات المالية ، وحفظ المستندات الخاصة بذلك .

6. مباشرة ممتلكات الجمعية وموجداتها .

7. إعداد مشروع الميزانية وتقديم الحساب الختامي لمجلس الإدارة ورفع  نسخة منه للأمانة العامة للمجلس الأعلى للجمعيات الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم و أخرى لمجلس إدارة الجمعية بالمنطقة .

خامساً / الشئون التعليمية :

1. إعداد الخطة السنوية العامة .

2. الإشراف على الموجهين ومتابعة مدى تنفيذهم للتوجيهات .

3. الإشراف على الأنشطة التعليمية والتنسيق بين الموجهين .

4. تنظيم وضع الحلقات داخل المدينة .

5. إقرار فتح الحلقات على ضوء الميزانية المعتمدة من الجمعية .

6. الرفع لمدير الجمعية بنقل أو إلغاء الحلقة .

7.  القيام بزيارات ميدانية للحلقات  للتأكد من سير العمل .

8.  تنظيم اجتماعات دورية للمشرفين والمعلمين .

9.  ترشيح المعلمين المستجدين بناء على اقتراح الموجهين وأخذ موافقة مدير الجمعية .

10. اقتراح فصل معلم أو موجه عند الحاجة والرفع بذلك لمدير الجمعية لإصدار القرار بعد استكمال المسوغات وموافقة مجلس الإدارة على ذلك .

11. الإشراف على سير الاختبارات الدورية التي تنظمها لجنة الاختبارات على مستوى الحلقات .

12. متابعة سير الحفظ والمراجعة في الحلقات .

13. إعداد تقارير دورية عن انجازات الجمعية في المجال التعليمي والاقتراحات لتطوير العمل .

14.  تقييم الموجهين والمعلمين .

15.  ترشيح الموجهين الجدد .

16. متابعة المعلمين من حيث الدوام .

17. دراسة التقارير الواردة من المشرفين واعدا التوصيات .

18. دراسة الاحتياج لفتح حلقات جديدة والرفع بها .

19.  الإشراف على المسابقات المحلية .

20.  الاهتمام بالبرامج العامة للطلاب والإشراف على تنفيذها ومتابعة شئونهم .

21.  الاستفادة من التقنيات الحديثة في تعليم كتاب الله تعالى .

  سادساً / الشئون النسائية :

1. الإشراف الكامل على الدور والحلقات النسائية من حيث الفتح والقفل ونحوه .

2. تأمين المعلمات والمشرفات ومتابعة أداءهن .

3. وضع مناهج للدور النسائية .

4. وضع خطة تدريبية للرفع من كفاءة المشرفات والمعلمات .

5. الاهتمام بالبرامج العامة للطالبات والإشراف على تنفيذها  ومتابعة شئونهن.

6. متابعة التقارير الشهرية من المشرفات ودراستها ووضع نتائج وتوصيات .

7. متابعة اختبارات الطالبات وما يتعلق بها . 

8. دراسة الطلبات المقدمة  للقسم ورفع التوصيات حيالها .

9. متابعة نمو الطلاب في الحفظ .

10. إعداد التقارير الكافية عن الدور والحلقات .

11.  وضع أهداف وخطط تشغيلية لسير القسم وتنفيذها .

12.  دراسة الاحتياج لفتح الدور والحلقات .

13.  وضع هيكلة إدارية ومهام وظيفية للعاملات بالدور النسائية .

  سابعاً / قسم التدريب والتطوير :

1. وضع أهداف وخطط تشغيلية لسير القسم وتنفيذها .

2. القيام على رفع قدرات العاملين من إداريين ومعلمين .

3.  تنظيم الدورات التدريبية ، ووضع الخطط بشأنها .

4. القيام على التطوير الإداري والتنظيمي للجمعية والرفع بخطط بهذا الشأن .

5. التنسيق مع مراكز التدريب للاستفادة منهم وترشيح أعضاء من الجمعية للالتحاق بالدورات الخارجية

  ثامناً / قسم العلاقات العامة والإعلام:

1. إقامة البرامج الاجتماعية لأعضاء الجمعية .

2. وضع برامج لتقوية العلاقة  بين الجمعية والمجتمع من خلال التعريف بها ونحوه .

3. مخاطبة الداعمين وإرسال التهاني لهم في المناسبات .

4. تنمية العلاقة بين الجمعية والدوائر الحكومية .

5. تصوير أعمال ومنجزات الجمعية .

6. إصدار التقرير السنوي للجمعية .

7. إصدار المطبوعات الخاصة بالجمعية والتي تخاطب الآخرين .

8. الإعلان عن الجمعية ومناسباتها .

9. الإشراف على موقع الجمعية الالكتروني ومتابعة .